Initialisierung

Projektsteckbrief

Das Ergebnis der Initialisierungsphase ist der Projektsteckbrief. Dieser enthält alle Informationen zur Konkretisierung des Projektes zur Bewertung der Stammdatenqualität im Unternehmen.

Quantitative Datenanalyse

Quantitativer Analysebericht

Das Ergebnis der quantitativen Datenanalyse ist der quantitative Analysebericht. Dieser enthält die Ergebnisse aus der Datenanalyse aus Sicht der Attribute, Datensätze und Tabellen und beschreibt die indizierten Auffälligkeiten in den Stammdaten mit Beispielen. Ferner wird initial der unternehmensspezifische Stammdaten-Katalog erstellt und der DQ-Index berechnet.

Qualitative Datenanalyse

Qualitativer Analysebericht

Das Ergebnis der qualitativen Datenanalyse ist der qualitative Analysebericht. Dieser enthält die Ergebnisse aus der Umfrage, qualitative Bewertung der Stammdatenqualität, Ursache-Wirkung von identifizierten Stammdatenfehlern und die finale Version des unternehmensspezifischen Stammdaten-Katalogs..

Auswertung

Auswertungsbericht

Das Ergebnis der Auswertungsphase beinhaltet die Zusammenführung und Abgleich der Ergebnisse aus quantitativer und qualitativer Datenanalyse. Hieraus werden die Handlungsempfehlungen abgeleitet.

Ergebnispräsentation

Abschlusspräsentation

Das Ergebnis der Präsentationsphase beinhaltet die Durchführung der Ergebnispräsentation aller Erkenntnisse und die Erarbeitung eines Maßnahmenkatalogs nach Dringlichkeit und Wertbeitrag gemeinsam mit dem Unternehmen.

Das verwendete Konzept für die Softwareauswahl basiert auf der „8 Schritte-Methodik zur passenden ERP-Lösung“ von Trovarit und dem „3 Phasen Konzept“ von FIR e.V., welche für den Kontext von Stammdatenqualität modifiziert wurde. Bereits seit Jahrzehnten unterstützen diese Ansätze erfolgreich Unternehmen bei der Auswahl einer ERP-Lösung. Durch die strukturierte Vorgehensweise können alle herangezogenen Informationen sehr gut miteinander verglichen und zu einem Gesamtwert je Anbieter und System verdichtet werden.

1 Projektinitialisierung

• Projektleiter und die Mitglieder des Kernprojektteams bestimmen.
• Ziele definieren und klar kommunizieren.
• Zeit- und Budgetplanung in einem groben Projektplan abbilden.

2 Anforderungsanalyse

• Erstellung einer Datenlandkarte des adressierten Projektfokus.
• Ableitung unternehmensspezifischer Anforderungen an eine zukunftsfähige Daten- und IT-Struktur.

3 Lastenheft

• Erstellung eines Lastenheftes, welches auch die Grundlage für Ausschreibungen und strukturierte Anbieter-Workshops bildet.

4 Marktrecherche

• Im gesamten Marktangebot die Anbieter und Systeme finden, die die benötigten Anforderungen möglichst gut abdecken.
• Unter Berücksichtigung der Erfüllungsgrade der Software-Lösungen und der Zusatzinformationen über relevante Referenzprojekte, wird eine Favoritengruppe von Anbietern zusammengestellt.

5 Vorauswahl

• Alle favorisierten Anbieter erhalten im Rahmen der Leistungsanfrage (Request for Information – RFI) folgende Informationen:
  • die Eckdaten des Unternehmens (Branche, Anzahl Standorte, Anzahl Mitarbeiter etc.),
  • die Eckdaten des Projektes (Projektteam, -ziele, Userzahlen, ggf. Budget etc.) und
  • das Scope-Lastenheft.
• Auf dieser Basis wird seitens des Anbieters eine Kostenabschätzung vorgenommen.
• Die online eingehenden Angebote, bestehend aus Angaben zur funktionalen Abdeckung, zu möglichen Anpassungsaufwänden, zur Investitionshöhe und zu den laufenden Kosten der neuen Software-Lösung sowie zu den Referenzvorschlägen werden aufbereitet und innerhalb einer Auswertung zur Verfügung gestellt, die als Entscheidungsvorlage dient.
• Vor der Endauswahl wird ein Anbieter-Assessment durchgeführt. Die Anbieter bekommen innerhalb von vorstrukturierten Kurzpräsentationen die Gelegenheit, einen ersten Eindruck von der Leistungsfähigkeit ihrer Systeme zu vermitteln.
• Der Favoritenkreis wird auf zwei bis maximal fünf Anbieter reduziert.

6 Endauswahl

• Anhand der Projektausschreibung (RFQ), welches das komplette Lastenheft enthält, erstellen die Anbieter einen Lösungsvorschlag für Ihr Unternehmen.
• Um einen fundierten Eindruck zu erhalten, inwiefern die Software-Produkte die individuellen Anforderungen im Unternehmen funktional unterstützen, findet ein Workshop (sog. Systempräsentation) statt.
• Im Anschluss werden die Beurteilungen aller beteiligten Projektteammitglieder zu den einzelnen Funktionsbereichen erfasst und zu einem aussagefähigen Gesamtergebnis verdichtet.

7 Pflichtenheft & Vertrag

• Auf Basis des Lastenheftes sowie aller gewonnen Erkenntnisse wird ein Pflichtenheft erstellt, welches die Grundlage für den Vertrag bildet.
• Im Rahmen der Vertragsgestaltung wird ein detaillierter Implementierungs- und Schulungsplan erstellt.